Copyright 2006 Dana Blozis
Mens sekretærer og administrative assistenter har eksisteret i årevis, er udtrykket “virtuelle assistent” et relativt nyt begreb, der er blevet populær langs side på internettet. Hvad er en virtuel assistent? Også kaldet en VA, er en virtuel assistent online svarer til en administrativ kontorassistent.
Som selvstændige entreprenører arbejde virtual assistenter for deres klienter off-site, udfører en række administrative opgaver. Fælles opgaver omfatter dataindtastning, webdesign og vedligeholdelse, bogholderi, tekstbehandling og transskription. Mens mange virtual assistenter tilbyde grundlæggende office færdigheder som disse, andre specialiserer sig i områder som regnskabsføring, forskning, forsendelser, markedsføring og public relations.
Fordi virtuelle assistenter arbejder off-site, ofte fra deres eget hjem kontorer, virksomheder, der ansætter dem ikke pådrage sig yderligere omkostninger, lønskatter eller fordel betalinger. I stedet, virksomheden får erfaring og ekspertise i den virtuelle assistent mens kun betaling for tjenester udført. Denne opsætning kan være særlig værdifuld for den lille virksomhedsejer eller nonprofit der råd til ikke at ansætte yderligere personale. Det kan også være ideel til virksomheder, der har brug for at udfylde hullerne i beskæftigelsen under spidsbelastning, barsel blade og ferier.
Hvordan virker det? Når en virtuel assistent er blevet udvalgt, skitsere den ansættende virksomhed og VA deres vilkår. Dette gøres typisk via e-mail eller telefon (fx, stort set). Den ansættende virksomhed ekspliciterer arbejdet, der udføres, standarder for ydeevne og den nødvendige frist. Den virtuelle assistent citerer en pris eller en timepris for arbejde og hendes betalingsbetingelser. Priserne og satserne varierer afhængig af typen arbejde, niveau af ekspertise kræves og fristen. Mere komplekse projekter, eller dem, der er nødvendige for lige væk vil sandsynligvis være dyrere end simple opgaver. Når en aftale har foretaget, VA får lov til at arbejde, at kontakte den ansættende virksomhed efter behov med spørgsmål. Når projektet er indgivet og godkendt af den ansættende virksomhed, den virtuelle assistent betalt. Dette kan også gøres næsten gennem online betalingssystemer som PayPal.
Hvordan kan du finde en virtuel assistent? Der er en række professionelle virtuelle assistent sammenslutninger tilgængelige online herunder internationale virtuelle assistenter Association (IVAA), den internationale sammenslutning af virtuelle kontor assistenter (IAVOA) og den internationale sammenslutning af Virtual assistenter (IAVA). Ud over at tilbyde certificeringsprogrammer for virtuelle assistenter, omfatte disse foreninger ofte online kataloger hvor du kan søge efter virtuelle assistenter. En simpel Google-søgning på udtrykket “virtuelle assistent” vil også give millioner af resultater.
Nøglen er at finde en person:
(1) der kan udføre de nødvendige opgaver til tiden;
(2) der vil kommunikere klart og rettidigt;
(3) der vil bevare dit privatliv og fortrolighed; og
(4) med hvem vil du nyder at arbejde.
Hvis du kan udføre disse fire mål med en virtual assistant, kan hun blive en værdifuld del af din virtuelle team.