Udvikle et dokument makulering strategi til din virksomhed

Oprette et dokument, makulering strategi er et vigtigt aspekt af næsten enhver virksomhed. Ikke alene er der masser og bestemmelser, som kræver virksomheder til at makulere dokumenter, men det er også en del af kører en troværdig, fremragende business.

Hvorfor gøre forretninger er nødt til at ødelægge dokumenter?

Næsten alle virksomheder at oprette og administrere nye papirdokumenter hver dag og listen over dokumenter, der lovligt skal makuleres stiger konstant.

Regninger, kunde ordreoplysninger, kontrakter, medarbejder applikationer, interne notater, kvitteringer, bunker af mail, forsikringsdokumenter, gamle skattemapper, kvitteringer, konto poster og balancer, personale filer og bank poster… Næsten ethvert dokument, der har et fornavn sidste navn adresse og andre oplysninger sandsynligvis behov for at blive makuleret.

Hvad kan der ske, hvis disse oplysninger falder i de forkerte hænder?

Nå, bortset fra dokumentfalsk, svindel med kreditkort, con ordninger, corporate spionage, der er naturligvis mulighed for dårlig omtale, tab af kunder, retssager og bøder.

Det er vigtigt, at alle virksomheder sønderdele eller ødelægge visse følsomme dokumenter. Retshåndhævelse, juridiske industrier, regeringskontorer, banker, behandlere, forsikringsselskaber, finansielle mæglere og fast ejendom er kun få industrier hvor forvaltningen af papirarbejde er afgørende. Ikke at nævne hospitaler, forsikringsselskaber, læges kontorer, plejehjem, købmænd, juridiske papirer.

Så hvordan kan en virksomhed styre deres dokumenter, sikkert og effektivt?

En detaljeret sikkerhedspolitik for hver dokumenttype din virksomhed bruger er vigtigt og medarbejdere skal vide disse politikker!

For eksempel: Hvad er de makulering krav til de forskellige dokument typer, som virksomheden ofte bruger? Hvad må medarbejderne at fotokopiere? Hvem har adgang til filer med private oplysninger?

Tegn kan bogføres på arbejdspladsen og ved siden af skraldespande og genvindingskurve var følsomme dokumenter kan utilsigtet blive smidt ud, un-strimlet.

Også, hvem der tilsyn med ødelæggelsen af dokumenter bør nøje konsultere med virksomhedens IT-medarbejdere og andre Institut, der arbejder med elektroniske optegnelser og filer til at sikre sikker håndtering.

Uddannelse medarbejdere om bortskaffelse af følsomme dokumenter og udvikle en meget specifik om hvordan længes efter at holde og gik til at kassere dokumenter vil gå en lang vej. Adgang til firma Læs poster skal kontrolleres og begrænset til et lille antal personer, og der bør være regler for poster.

Og endelig, bruge en certificeret dokument ødelæggelse selskab, der har en god track record.

En yderligere oplysninger om sikker dokument bortskaffelse og liste over dokumentet makulering tjenester herunder mobildokument makulering tjenester, kan du gennemse vores services directory.

Leave a Reply

Your email address will not be published.